Kündigung: Wer muss unterschreiben?

Warum bei einer Kündigung nicht allein der Firmenname zählt

Alfred Schwaiger

22. Oktober 2026 | 8 Minuten Lesedauer

Das Kündigungsschreiben liegt auf dem Tisch, unterschrieben von einem Mitarbeiter der Personalabteilung. Viele Beschäftigte fragen sich dann: Darf diese Person überhaupt kündigen? Die Antwort hängt nicht allein von der Stellenbezeichnung ab. Zu prüfen sind vielmehr drei getrennte Fragen: Wurde die gesetzliche Schriftform eingehalten, hatte der Unterzeichner Vertretungsmacht und musste eine Vollmachtsurkunde vorgelegt werden?

Die kurze Antwort: Wer muss die Kündigung unterschreiben?

Eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses muss grundsätzlich auf Papier erklärt und eigenhändig mit einer Namensunterschrift versehen werden. Unterschreiben muss entweder der Kündigende selbst oder eine Person, die ihn wirksam vertreten darf.

Arbeitnehmer unterschreiben ihre eigene Kündigung daher in der Regel persönlich. Auf Arbeitgeberseite muss dagegen nicht zwingend der Geschäftsführer oder Firmeninhaber unterzeichnen. Auch ein Prokurist, Personalleiter, Rechtsanwalt oder anderer Bevollmächtigter kann dazu berechtigt sein.

Merksatz: Eine Arbeitgeberkündigung muss nicht zwingend der Chef unterschreiben; sie muss aber von einer Person stammen, die den Arbeitgeber wirksam vertreten darf.

Welche Form das Gesetz verlangt

Nach § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs muss die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag schriftlich erfolgen. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. § 126 BGB verlangt grundsätzlich eine Urkunde, die vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet wird.

Eine Kündigung per E-Mail, Messenger oder ausschließlich als PDF-Anhang genügt deshalb nicht. Das gilt grundsätzlich auch für einen Scan, eine eingedruckte Unterschrift, ein Faksimile oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Entscheidend ist das unterschriebene Papieroriginal.

Davon zu unterscheiden ist der Zugang: Die Kündigung wird erst wirksam, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt, dass unter normalen Umständen mit einer Kenntnisnahme gerechnet werden kann. Schriftform, Zugang und Kündigungsfrist sind eigenständige Prüfungspunkte.

Wie Arbeitnehmer ihre Kündigung richtig unterschreiben

Wer selbst den Arbeitsvertrag kündigen möchte, sollte das Schreiben ausdrucken und am Ende eigenhändig mit dem Namen unterschreiben. Die Unterschrift muss nicht vollständig lesbar sein. Sie sollte jedoch ein individueller Schriftzug mit erkennbarem Namensbezug sein. Ein bloßes Kürzel oder Handzeichen kann die Schriftform verfehlen.

Zusätzlich sollte das Schreiben den richtigen Arbeitgeber nennen, die Kündigung eindeutig erklären und den gewünschten Beendigungstermin enthalten. Ist der Termin unsicher, kann hilfsweise „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ gekündigt werden. Entscheidend ist, dass das Original rechtzeitig und nachweisbar beim Arbeitgeber ankommt. Eine Kopie und der Zugangsnachweis sollten aufbewahrt werden.

Wer auf Arbeitgeberseite unterschreiben darf

Bei einer GmbH handeln grundsätzlich die Geschäftsführer, bei einer Aktiengesellschaft die Vorstandsmitglieder. In einem Einzelunternehmen kann der Inhaber unterschreiben. Hinzukommen Prokuristen und rechtsgeschäftlich bevollmächtigte Beschäftigte oder externe Vertreter.

In größeren Unternehmen werden Kündigungen häufig von der Personalleitung oder anderen HR-Verantwortlichen unterzeichnet. Das kann wirksam sein. Die Berufsbezeichnung allein beweist die Vertretungsmacht allerdings nicht. Maßgeblich sind die konkrete Organisationsstruktur, erteilte Vollmachten und mögliche Regeln zur gemeinsamen Vertretung.

Wann eine fehlende Vollmachtsurkunde wichtig wird

Eine fehlende Vollmachtsurkunde ist nicht dasselbe wie eine fehlende Vertretungsmacht. Hat ein Bevollmächtigter tatsächlich die Befugnis zur Kündigung, legt aber keine Vollmachtsurkunde vor, kann § 174 BGB relevant werden. Danach kann ein einseitiges Rechtsgeschäft unter bestimmten Voraussetzungen unverzüglich zurückgewiesen werden.

Die Zurückweisung kann ausgeschlossen sein, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten zuvor von der Bevollmächtigung in Kenntnis gesetzt hat. Das kann etwa bei einem betrieblich als Personalleiter bekannt gemachten Beschäftigten der Fall sein. Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt, dass die Berufung einer Person in eine Position, die üblicherweise mit Kündigungsbefugnis verbunden ist, Bedeutung für diese Kenntnis haben kann.

Für „unverzüglich“ gibt es keine pauschale Zahl von Tagen, die jeden Fall zuverlässig erfasst. Betroffene sollten deshalb ohne vermeidbare Verzögerung fachkundig prüfen lassen, ob eine Zurückweisung möglich und sinnvoll ist.

Was „i. A.“ und „i. V.“ unter der Kündigung bedeuten

Die Zusätze „im Auftrag“ und „in Vertretung“ sind Hinweise darauf, in welcher Rolle jemand handeln wollte. Sie entscheiden aber nicht allein über die Wirksamkeit. Auch ein mit „i. A.“ gekennzeichnetes Schreiben ist nicht automatisch unwirksam. Umgekehrt schafft der Zusatz „i. V.“ keine Vertretungsmacht, wenn sie tatsächlich fehlt.

Entscheidend ist, ob aus dem gesamten Schreiben hervorgeht, dass der Unterzeichner die Kündigung für den Arbeitgeber erklärt, und ob er dazu rechtlich befugt war.

Wann die Unterschrift problematisch sein kann

• Keine Unterschrift: Ein nur maschinell erstellter Name wahrt die Schriftform grundsätzlich nicht.
• Scan oder Kopie: Die Abbildung einer Unterschrift ersetzt das unterschriebene Original nicht.
• Elektronische Signatur: Sie genügt wegen des Ausschlusses in § 623 BGB grundsätzlich nicht.
• Bloßes Kürzel: Ein Handzeichen kann zu wenig sein, wenn kein individueller Namenszug erkennbar ist.
• Unleserlicher Schriftzug: Unleserlichkeit führt nicht automatisch zur Unwirksamkeit. Individualität, Namensbezug und Abschlussfunktion sind maßgeblich.

Ob ein konkreter Schriftzug noch als Namensunterschrift gilt, lässt sich häufig nur anhand des Originals beurteilen. Eine Fotografie oder Kopie kann wesentliche Merkmale nicht zuverlässig wiedergeben.

Mehrere Geschäftsführer: Müssen alle unterschreiben?

Ob eine oder mehrere Unterschriften erforderlich sind, richtet sich nach der geltenden Vertretungsregel. Besteht Einzelvertretungsbefugnis, kann die Unterschrift eines Geschäftsführers genügen. Bei Gesamtvertretung müssen möglicherweise zwei Geschäftsführer oder ein Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen handeln.

Registerangaben können Anhaltspunkte liefern, sollten aber nicht isoliert bewertet werden. Zusätzlich kann eine Kündigung wirksam durch einen entsprechend bevollmächtigten Mitarbeiter erklärt werden. Dann ist nicht zwingend die Unterschrift aller organschaftlichen Vertreter erforderlich.

Welche Rolle Betriebsrat und Anwalt spielen

Ein Betriebsrat muss die Kündigung nicht unterschreiben. Seine gegebenenfalls vorgeschriebene Anhörung nach § 102 Betriebsverfassungsgesetz ist ein eigener Vorgang. Sie ersetzt weder die Unterschrift des Arbeitgebers noch macht sie den Betriebsrat zum Kündigenden.

Auch ein Rechtsanwalt kann für den Arbeitgeber eine Kündigung erklären. Weil er als Bevollmächtigter handelt, kann die Frage nach einer Vollmachtsurkunde besonders wichtig sein. Ob eine Zurückweisung möglich ist, hängt von den Umständen und einer bereits erfolgten Bekanntgabe der Bevollmächtigung ab.

Arbeitgeberkündigung in fünf Schritten prüfen

1. Arbeitgeber feststellen: Stammt die Erklärung erkennbar vom tatsächlichen Vertragspartner?
2. Original prüfen: Liegt ein Papieroriginal mit individueller Unterschrift vor?
3. Unterzeichner ermitteln: Wer hat in welcher Funktion unterschrieben?
4. Vertretung klären: Bestehen Organstellung, Prokura oder eine ausreichende Vollmacht?
5. Fristen sichern: Zugangsdatum dokumentieren sowie Zurückweisung und Klagefrist prüfen lassen.

Bei Zweifeln zählt schnelles und besonnenes Handeln

Eine Zurückweisung nach § 174 BGB und eine Kündigungsschutzklage sind unterschiedliche Schritte. Die Zurückweisung betrifft insbesondere den fehlenden Vollmachtsnachweis. Mit der Klage wird die Wirksamkeit der Kündigung gerichtlich überprüft.

Nach § 4 Kündigungsschutzgesetz muss eine Kündigungsschutzklage grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der schriftlichen Kündigung erhoben werden. Wird die Frist versäumt, kann die Kündigung nach § 7 KSchG als wirksam gelten. Beschäftigte sollten daher nicht darauf vertrauen, dass ein vermuteter Form- oder Vertretungsfehler sämtliche Fristen bedeutungslos macht.

Original, Umschlag und Zugangsdatum sollten gesichert werden. Eine Gewerkschaft, ein Fachanwalt für Arbeitsrecht oder eine andere qualifizierte Beratungsstelle kann anschließend das Dokument und die Vertretungsverhältnisse im Einzelfall prüfen.

Fazit: Nicht zwingend der Chef, aber eine berechtigte Person

Für die Frage „Kündigung – wer muss unterschreiben?“ gilt eine klare Grundregel: Erforderlich ist die eigenhändige Unterschrift des Kündigenden oder eines wirksam handelnden Vertreters auf dem Papieroriginal. Auf Arbeitgeberseite darf deshalb auch die Personalabteilung unterschreiben, sofern die notwendige Vertretungsmacht besteht.

Form, Vertretungsmacht und Vollmachtsnachweis dürfen dabei nicht vermischt werden. Wer Zweifel an einer Unterschrift hat, sollte das Original kurzfristig prüfen lassen und zugleich die dreiwöchige Klagefrist im Blick behalten.

FAQs

Quellen

1. Gesetze im Internet: Bürgerliches Gesetzbuch, insbesondere §§ 126, 164 ff., 174, 180 und 623 BGB.
2. Gesetze im Internet: Kündigungsschutzgesetz, insbesondere §§ 4 und 7 KSchG.
3. Gesetze im Internet: Betriebsverfassungsgesetz, insbesondere § 102 BetrVG.
4. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 29. September 2011, Az. 2 AZR 858/09, zur Zurückweisung einer Kündigung und zur Stellung eines Personalleiters.
5. Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 24. Januar 2008, Az. 6 AZR 519/07, zu den Anforderungen an eine Unterschrift unter einer Kündigung.
6. Gesetze im Internet: GmbH-Gesetz, Aktiengesetz und Handelsgesetzbuch zu Organvertretung und Prokura.