Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitnehmer jetzt wissen müssen

Die Grundpflicht besteht bereits – bei Form, Ausnahmen und Umsetzung fehlen weiterhin eindeutige Detailregeln

Alfred Schwaiger

11. September 2026 | 8 Minuten Lesedauer

Viele Beschäftigte hören zwei scheinbar widersprüchliche Aussagen: Einerseits soll die Arbeitszeiterfassung bereits Pflicht sein, andererseits ist regelmäßig von einer noch ausstehenden gesetzlichen Neuregelung die Rede. Der Widerspruch lässt sich auflösen. Die Grundpflicht folgt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz. Eine ausdrückliche Neuregelung soll vor allem festlegen, wie erfasst werden muss, welche Ausnahmen gelten und welche Übergangsfristen vorgesehen sind.

Kurzantwort: Arbeitgeber müssen ein System einrichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit nachvollziehbar erfasst werden kann. Die gesetzliche Neuregelung soll diese Pflicht ausgestalten – sie schafft sie nicht erst. Stand: 11. September 2026.

Was Arbeitgeber bereits heute tun müssen

Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass Arbeitgeber Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Es reicht demnach nicht, lediglich Überstunden oder Arbeit an Sonn- und Feiertagen zu dokumentieren. Das System muss geeignet sein, die tatsächlich geleistete Arbeitszeit festzuhalten.

Arbeitgeber können die Eingabe grundsätzlich auf Beschäftigte übertragen. Sie bleiben jedoch für Organisation und Funktionsfähigkeit des Systems verantwortlich. Ein Betrieb erfüllt seine Aufgabe daher nicht allein dadurch, dass er Arbeitnehmer unverbindlich bittet, ihre Zeiten bei Bedarf selbst zu notieren.

Merksatz: Arbeitszeiterfassung ist die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeit. Sie ist nicht mit einer lückenlosen Überwachung der Beschäftigten gleichzusetzen.

Wie EuGH und Bundesarbeitsgericht die Rechtslage verändert haben

Ausgangspunkt war das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18. Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Nur so lassen sich Höchstarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten wirksam kontrollieren.

Das Bundesarbeitsgericht übertrug diese Vorgabe mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 auf das deutsche Recht. Es leitete die Pflicht aus der arbeitsschutzrechtlichen Verpflichtung des Arbeitgebers ab, eine geeignete Organisation für Sicherheit und Gesundheitsschutz zu schaffen. Deshalb war kein neues Gesetz erforderlich, damit die Grundpflicht entstand.

Der ursprüngliche Rechtsstreit betraf das Mitbestimmungsrecht eines Betriebsrats. Seine Bedeutung reicht jedoch darüber hinaus: Das Gericht stellte fest, dass die Einführung eines Systems nicht mehr völlig im Ermessen des Arbeitgebers steht.

Was gilt schon und was bleibt gesetzlich zu klären?

Nach dem für diesen Beitrag ausgewerteten Stand vom 11. September 2026 bleibt insbesondere die ausdrückliche gesetzliche Detailausgestaltung entscheidend. Politische Ankündigungen oder Entwürfe sind dabei nicht mit geltendem Recht gleichzusetzen. Für die Praxis muss stets geprüft werden, ob eine Regelung bereits verkündet und in Kraft getreten ist.

Arbeitszeiterfassung ist nicht automatisch eine Stechuhr

Die Rechtsprechung verlangt kein bestimmtes Produkt. Denkbar sind Terminals, Apps, Browserlösungen, Tabellen oder andere nachvollziehbare Verfahren. Entscheidend ist, dass die Einträge verlässlich, zugänglich und kontrollierbar sind. Ein nachträglich frei veränderbares System ohne erkennbare Korrekturen kann diese Anforderungen nur schwer erfüllen.

Auch eine elektronische Lösung darf nicht mehr Daten sammeln, als für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind. GPS-Ortung, biometrische Verfahren oder dauerhafte Aktivitätsmessungen greifen erheblich stärker in Persönlichkeitsrechte ein als eine einfache Buchung von Anfang und Ende der Arbeitszeit.

Bleibt Vertrauensarbeitszeit möglich?

Vertrauensarbeitszeit wird durch die Pflicht zur Erfassung nicht grundsätzlich abgeschafft. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiterhin weitgehend eigenverantwortlich einteilen, sofern das Arbeitsmodell, der Vertrag und die betrieblichen Abläufe dies zulassen. Dokumentiert werden muss die Arbeitszeit dennoch.

Vertrauen betrifft damit die Gestaltung der Arbeit, nicht den Verzicht auf Gesundheitsschutz. Auch bei freier Zeiteinteilung gelten grundsätzlich Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und die gesetzliche Ruhezeit. Gerade bei flexibler Arbeit kann eine korrekte Erfassung sichtbar machen, wenn sich kurze digitale Tätigkeiten am Abend zu einer dauerhaften Belastung entwickeln.

Was die Pflicht für Homeoffice und mobile Arbeit bedeutet

Arbeitszeitrechtliche Schutzvorgaben hängen grundsätzlich nicht davon ab, ob jemand im Betrieb, zu Hause oder unterwegs arbeitet. Deshalb muss ein Erfassungssystem auch im Homeoffice und bei mobiler Arbeit nutzbar sein.

In der Praxis entstehen Abgrenzungsfragen: Ist eine frühe E-Mail bereits Arbeitszeit? Wie werden längere private Unterbrechungen behandelt? Zählen Dienstreisen, Bereitschaftszeiten oder ein dienstlicher Anruf am Abend vollständig? Solche Situationen lassen sich nicht pauschal beantworten. Maßgeblich sind Tätigkeit, Weisungen, tatsächliche Beanspruchung sowie arbeits- und tarifvertragliche Regelungen.

Orientierung: Beschäftigte sollten Arbeitsphasen und Unterbrechungen zeitnah eintragen, statt den Arbeitstag später nur zu schätzen.

Zeiterfassung und Überstundenvergütung sind zwei verschiedene Fragen

Eine dokumentierte Arbeitsstunde ist nicht automatisch eine angeordnete und zu vergütende Überstunde. Für einen Vergütungsanspruch kommt es zusätzlich darauf an, ob die Mehrarbeit vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der übertragenen Aufgaben notwendig war.

Das Bundesarbeitsgericht stellte in seinem Urteil vom 4. Mai 2022 klar, dass das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung die Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess nicht automatisch verändert. Beschäftigte müssen deshalb regelmäßig nicht nur Umfang und Lage der Mehrarbeit darlegen, sondern auch deren arbeitgeberseitige Veranlassung.

Arbeitszeitrecht und Vergütungsrecht verfolgen unterschiedliche Ziele: Die Erfassung dient vor allem dem Gesundheitsschutz. Ob eine Zeit zusätzlich bezahlt oder durch Freizeit ausgeglichen wird, richtet sich nach Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und den Umständen des Einzelfalls.

Datenschutz und Mitbestimmung bei digitalen Systemen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Beschäftigtendaten. Arbeitgeber dürfen sie nicht unbegrenzt für Leistungs- oder Verhaltensprofile verwenden. Erforderlich sind ein nachvollziehbarer Zweck, angemessene Zugriffsrechte, Schutz vor unbefugter Nutzung und ein geregeltes Löschkonzept.

Der Betriebsrat kann die gesetzlich vorgeschriebene Einführung nicht dadurch verhindern, dass er die Grundpflicht ablehnt. Bei der konkreten Ausgestaltung eines technischen Systems bestehen jedoch regelmäßig Mitbestimmungsrechte. Dazu gehören beispielsweise Bedienung, Korrekturverfahren, Auswertungsmöglichkeiten und Zugriffsrechte. Das „Ob“ der Erfassung ist daher vom „Wie“ zu unterscheiden.

Was Arbeitnehmer jetzt konkret prüfen sollten

• Gibt es ein verbindlich benanntes Zeiterfassungssystem?
• Wer erfasst Beginn, Ende, Pausen und Dauer der täglichen Arbeit?
• Funktioniert das Verfahren auch im Homeoffice und unterwegs?
• Können fehlerhafte Buchungen transparent korrigiert werden?
• Haben Beschäftigte Zugriff auf ihre eigenen Zeitdaten?
• Welche Regeln gelten für die Genehmigung und den Ausgleich von Überstunden?
• Wer darf die Daten einsehen und zu welchen Zwecken auswerten?
• Gibt es eine Betriebsvereinbarung, einen Tarifvertrag oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen?

Bei Unstimmigkeiten sollten Beschäftigte ihre Arbeitszeiten wahrheitsgemäß notieren und zunächst Vorgesetzte, Personalabteilung oder Betriebsrat ansprechen. Eigenmächtige Änderungen oder bewusst falsche Einträge können arbeitsrechtliche Folgen haben. Bei konkreten Vergütungsansprüchen ist zudem zu beachten, dass vertragliche oder tarifliche Ausschlussfristen deutlich kürzer sein können als die allgemeine Verjährungsfrist.

Was sich durch ein neues Gesetz noch ändern kann

Eine gesetzliche Neuregelung kann insbesondere die elektronische Form, Übergangsfristen, Aufbewahrungspflichten und Ausnahmen präzisieren. Auch tarifvertragliche Öffnungsklauseln oder Sonderregeln für kleinere Betriebe sind mögliche Gestaltungsfelder. Solange Vorschläge nicht beschlossen und in Kraft getreten sind, bleiben sie politische Optionen.

Für Arbeitnehmer ist die wichtigste Unterscheidung deshalb klar: Die Grundpflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits. Offen ist vor allem, wie einheitlich und detailliert sie künftig gesetzlich umgesetzt wird. Langfristig geht es dabei um einen Ausgleich zwischen flexibler Arbeit und überprüfbaren Grenzen gegen Überlastung, unbezahlte Mehrarbeit und verkürzte Erholungszeiten.

FAQs

Quellen

1. Bundesarbeitsgericht: Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21.
2. Europäischer Gerichtshof: Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18.
3. Bundesarbeitsgericht: Urteil vom 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21.
4. Arbeitsschutzgesetz, insbesondere § 3 zur Organisation geeigneter Arbeitsschutzmaßnahmen.
5. Arbeitszeitgesetz: Vorschriften zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeit und Dokumentationspflichten.
6. Betriebsverfassungsgesetz, insbesondere § 87 zu Mitbestimmungsrechten.
7. Bundesministerium für Arbeit und Soziales: Informationen zur Arbeitszeiterfassung und zur gesetzlichen Ausgestaltung, geprüfter Stand 11. September 2026.
8. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin: Erkenntnisse zu Arbeitszeit, Erholung, mobiler Arbeit und gesundheitlicher Belastung.